Gjestebok i Excel

Gjestebok i Excel er laget for å kjøre mot en database – fortrinnsvis en som ligger utenfor bedriftens vegger. Hvis alarmen går og man må ha oversikt over hvem som er på huset, er det ikke mye hjelp i en Excelbok på en smeltet PC.

Oppstart

Oppstartsbildet ser du under. Bakgrunnsbildet fyller hele skjermen, og det er tre knapper å forholde seg til:

• Registrere èn besøkende
• Registrere gruppe
• Registrere ut

Registrere èn besøkende

Når du klikker på knappen Registrere èn besøkende, får vi opp skjemaet over. Når mobilnummer skrives inn, sjekkes det om vedkommende har vært innom tidligere, og i så fall fylles Firma og Navn automatisk ut. Så velger du hvem du skal besøke og klikker Registrer inn.

Hvis du er registrert som ansatt, trenger du ikke velge hvem du skal besøke.

Registrere gruppe

Venter du besøk av en gruppe, kan du i forkant kopiere inn en deltakerliste i gjesteboken, slik at gruppen ikke trenger å stå i kø for å registrere seg ved ankomst. Du kopierer fra Excel-listen, limer inn i gjesteboken og klikker Lagre.

(I webversjonen er det så langt ikke noen funksjonalitet for å registrere grupper inn og ut.)

Ved ankomst registrerer en av gjestene i gruppen seg:

Klikker Legg til og deretter på Søk

Da dukker alle deltakere fra samme firma eller gruppe opp, og man kan velge alle og klikke registrer.

Alle personene legges i listen, og man klikker Registrer inn

Registrere ut

Når gruppen skal registrere seg ut, holder det at man skriver inn ett av mobilnumrene i gruppen. Da dukker alle som registrerte seg samtidig opp i listen, og man kan klikke Merk alle og Registrere ut

Administrasjon

Klikker man for å lukke menyen, må man oppgi passord for admintilgang.

Visitor: Ansatte og besøkende

I fanen Visitor kan du vedlikeholde ansatte og gjester. Gjør endringene dine og klikk deretter Save. Angrer du på endringene, kan du klikke refresh før du har klikket save.

Klikker du på knappen «Gjester registrert inn», får du oversikt over gjester som er registrert inn, men ikke ut. Du kan velge om du vil se kun de som ikke har registrert seg ut i dag, eller om du vil se alle. Du kan markere enkelte eller velge alle og registrere dem ut.

Besøkslogg

I fanen besøkslogg kan du hente ut en oversikt over alle registreringer i et datointervall. Listen oppdateres når du endrer intervallet.

Om løsningen

Gjesteboken kan kjøres mot en Microsoft SQL database eller mot en WordPressløsning med MySQL database. Vær oppmerksom på at ikke alle som hoster WordPress tillater direkte tilgang til databasen. I slike tilfeller kan man benytte webversjonen av Gjestebok som du kan se på https://gjestebok.eu, eller kjøre Excel-versjonen mot en SQLbase på Azure. Ring meg gjerne på 9705 9606 hvis dette er litt gresk 🙂

Hvis Gjesteboken kjøres i WordPress, kan du kombinere webversjonen og Excel-versjonen. Fordelen med Excel-versjonen er at du enkelt kan lime inn grupper, og at du kan registrere hele grupper inn og ut.

Webversjonen

Webversjonen finner du her: https://gjestebok.eu

Interessert i produktet?

Hvis du har lyst til å ta en gjestebokprat, er du hjertelig velkommen til å sende en e-post til ketil@excelguru.no eller ringe meg på 9705 9606.